广东海洋大学文件

各单位、部门：

广东海洋大学档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为了加强对我校各类档案的管理，有效地保护档案，提高档案的现代信息化管理水平，充分发挥档案的作用，保证档案工作的可持续性发展，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 学校档案是指本校师生员工在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，学校档案起着反映和维护学校历史真实面貌的重要作用，学校把档案工作列入议事日程，纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制和机构设置

第四条 学校档案工作由学校领导分管。学校设档案工作管理委员会指导全校档案工作。业务上受广东省档案局及湛江市档案局的指导、监督和检查。

第五条 本校设置档案馆，为副处级建制。它是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供本校档案的科学文化事业机构，其具有行政和业务双重职能。

第六条 各部处、院（系）、直属单位由一位负责人分管本部门的档案工作，并设专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。

第三章 档案队伍建设

第七条 学校档案工作人员列入学校事业编制，根据本校规模、馆藏档案数量及各单位的工作性质和工作量确定学校、基层单位从事档案工作的专兼职人员编制数，档案人员采取配备与临时聘请人员相结合的制度。

第八条 学校档案工作人员（含专兼职档案员）必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，遵纪守法，保守党和国家的机密，热爱档案事业，忠于职守，刻苦钻研业务，具备一定的档案专业知识和科学文化知识，并掌握一定的使用计算机的技能。

第九条 学校各级领导应为档案工作人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，专（兼）职档案人员必须参加有关的档案业务培训。

第十条 学校档案工作人员(含兼职档案员)属档案专业技术人员，其职称和待遇按有关规定执行。

第四章　经费、库房和设备

第十一条 学校档案工作所需经费，列入学校预算，列专项由档案馆统筹安排；用于保存本部门归档文件的档案装具等设备所需费用，由本校各职能部门自行解决。

第十二条 根据我校发展规模和馆藏档案的增加数量，学校为档案馆提供符合档案管理要求并能适应现代化信息管理需要的档案工作用房。

第十三条 为落实档案保护措施、实现档案信息管理现代化，学校有计划地为档案馆配置必要的设备。

第五章 文件材料的收集、整理和归档验收

第十四条 努力实践科学发展观，学校要建立和不断完善归档制度，各基层单位要根据学校档案馆的归档范围，制订相应的档案工作规定，把档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十五条 本校各部门的工作与档案工作要实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作的同时，要布置、检查、验收、总结档案工作。

第十六条 本校实行文件材料形成部门、课题组归档制度，各部处、院（系）、直属单位均是部门归档单位，其下属机构的档案材料交由上述各单位统一归档，责任人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查，合格后向学校档案馆移交。

第十七条 本校档案材料的归档范围按我校根据教育部的有关规定制订的《广东海洋大学档案归档范围及保管期限》办理。

第十八条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、印章清晰，文件或声像材料符合有关规范和标准的要求。

第十九条 归档时间与档案的移交

学校党政部门和能按年度归档的部门的材料，应在次年６月底前归档；
各教学部门需按教学年度归档的材料，应在次学年度的寒假前归档；

科研项目、基建工程的档案材料，应在鉴定、竣工后的３个月内归档；
档案馆接收档案时，首先要检查案卷质量，再根据档案目录或移交清单，与移交人共同核对清点，符合要求并核对无误后，方可办理移交登记手续。

第二十条 本校的科研成果鉴定、基建工程竣工验收和重大的仪器设备开箱验收时，必须有档案工作人员（含专兼职档案员）参加，有关业务主管部门与档案工作人员共同对应归档的文件材料进行审查，文件材料不完整、不系统、不准确，不予验收或上报成果。

第二十一条 本校与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制件送主办单位保存。

第二十二条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职能活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。学校档案馆可征集或接受捐献个人在非职务活动中形成的重要文件材料，对个人捐献的珍贵档案，学校给予奖励。

第六章　档案的管理

第二十三条 我校按照《高等学校档案实体分类法》的规定，制订本校的档案实体分类方案，以便于保管和方便利用为原则，对档案进行分类、编号和排列，各库房应备有档案资料存放平面示意图。

第二十四条 要切实做好档案库房的技术管理工作，采取防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防霉、防强光、防尘等有效措施，要有安全保密制度，定期进行安全检查，遇有特殊情况，就立即向校主管领导报告，及时处理。

第二十五条 学校对档案保护提供必要的条件，对已破损或字迹褪色的档案，要进行修复或复制。

第二十六条 档案信息是学校管理信息的重要组成部分，档案信息建设应与学校数字化校园建设同步。学校要购置网络版档案管理软件，逐步实现档案管理、利用信息网络化。

各立卷部门应积极推行档案的计算机管理，按照档案馆统一规定的软、硬件配置建立档案数据库，并确保档案数据库安全。

第二十七条 学校档案管理应逐步健全电子文件管理制度，加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证电子文件的真实、完整、有效。

第二十八条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定，经学校保密委员会的同意方能办理，并设专柜、专人保管。

第二十九条 档案的鉴定与销毁

（一）在主管档案工作校领导的领导下，由档案馆与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，作出处理决定。

（二）对已失去保存价值的、需要销毁的档案，必须造册报主管校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种

（一）永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）长期：凡是反映学校一般活动，在较长时间内，对本校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，其期限为１６至５０年左右。

（三）短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其期限为１５年以内。

第三十一条 档案的统计

档案馆在每年年终对档案的收入、移出、库存量、档案利用等情况进行统计，依据有关规定和要求，向市档案局、省档案局和教育部办公厅档案处报送统计年报表。

第七章　档案的利用、开放与编研

第三十二条　档案馆设立供查阅档案资料的阅览室，配备检索工具或检索系统为利用者服务。

第三十三条　利用本校的开放档案，依据《中华人民共和国档案法》按《广东海洋大学档案借阅利用制度》的有关规定办理。

第三十四条 利用者要求复印档案，由档案馆负责办理。利用者须按国家有关规定缴纳档案利用费。

第三十五条 重要的和珍贵的档案材料，一般只提供复印件，确须使用原件的，根据具体情况，需经档案馆馆长甚至分管校领导批准。

第三十六条 加强编研工作。根据需要，有计划地对档案资料进行研究、整理、编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志，积极为学校教学、科研、学科建设、教学评估及领导决策提供有价值的参考资料。

第八章 考核、奖励与处罚

第三十七条 根据学校的考核制度和档案人员岗位职责，对优秀的专、兼职档案人员和突出的服务成果、研究成果由档案馆提名、学校档案工作管理委员会审议、主管校领导批准，在全校档案工作会议上给予奖励。

第三十八条 学校对考核优秀者或有下列事迹之一的给予奖励：

1、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面作出显著成绩的；

2、在档案现代化管理方面作出显著成绩的；

3、在档案学术研究方面做出重要贡献的；

4、向学校捐赠重要或珍贵档案的；

5、同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第三十九条 学校对有下列行为之一者，按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案违法行为处罚办法》规定的程序和处理方法予以处罚或处分：

1、拒绝向学校档案馆移交应当归档材料的；

2、将应归档的材料据为己有的；

3、对未经档案验收或者档案验收不合格的重点建设工程和重大科研项目仍进行竣工验收、鉴定的；

4、损毁、丢失或擅自提供、抄录、公布、出卖、转让、销毁档案的；

5、涂改、伪造档案的；

6、未经批准将档案赠送给外国人或境外人士的；

7、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

8、档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；

9、泄露国家秘密、专利或技术秘密的。

第九章 附 则

第四十条 会计档案的管理办法，遵照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。

第四十一条 学校各单位可根据本办法制订本单位的档案管理实施办法或有关规定。

第四十二条 本管理办法由学校档案馆负责解释。

第四十三条 本办法自印发之日起执行。

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广东海洋大学各类档案归档范围和保管期限