广东海洋大学外宾接待管理规定

接待国（境）外来访外宾是学校外事工作的重要组成部分。为了进一步加强全校外事接待的规范管理，根据有关涉外管理规定和学校实际制定以下规定。

第一条 外事接待工作应按照统一领导、归口管理、分级负责的原则，认真准备、注重实效、厉行节约。

第二条 各主聘（邀）请单位负责人应事先制定详细接待计划和开支预算。接待计划和开支预算需经单位负责人签字盖章后，报对外联络处·港澳台办审批。

第三条 按照邀请来访的目的，各单位须组织相关专业人员与外宾开展实质性会谈、科研合作、参观和讲学等，力求通过接待产生效益和成果，尽量减少临时性和纯礼节性接待。

第四条 接待活动中若涉及授予我校荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须做好各方面的准备（包括各种背景资料、相关文本等），提前1个月报对外联络处·港澳台办启动审批程序（其中授予我校名誉教授须提前3个月申请），并列入接待计划。

第五条 请校领导参加的接待活动，如：会见或各类仪式等，应本着职位基本对等和工作需要的原则进行，并事先列入接待计划报对外联络处·港澳台办；非校领导出席的接待活动，规格及程序视情况而定。

第六条 有下列来访对象之一者，可安排校领导出席会见：

（一）外国政府和国际组织官员；

（二）国（境）外大学校级领导；

（三）国际知名专家学者；

（四）顾问教授和名誉教授的授聘仪式（客座教授的聘书经校长签名后，由院系主要负责人举行授聘仪式予以颁发）；

（五）校际合作签字仪式；

（六）在我校举办的国际会议开幕（或闭幕）式活动；

（七）国际知名研究机构和大公司高层管理人员、研究人员；

（八）向我校提供重要捐赠的人员和单位的代表；

（九）其他对我校有特殊意义和贡献的人员。

第七条 通常情况每批接待只安排一次正式宴请，其他餐食均应以工作餐对待，根据工作需要选择合适的陪餐人员。

第八条 接待活动中可根据实际工作需要，安排相关活动。

第九条 向外宾赠送纪念品要体现学校特色和纪念意义，不求奢华；对于多次来访的外宾可协商对方互相免送纪念品。

第十条 应我校邀请来访的外宾到达下榻地点（具有接受外宾资格的饭店、招待所等）后，必须在24小时内办理涉外住宿登记。注意了解外宾的签证类型和有效期，必要时可协助外宾办理延长签证手续，但不得逾期停留。

第十一条 接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

第十二条 接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和部位，并事先告知我方参加接待人员，对提供外宾的介绍材料须严格把关。

第十三条 参加涉外接待活动的人员应遵守时间和外事纪律以及有关礼仪。

第十四条 接待外宾过程中注意搜集、保存资料和工作照片，在接待任务完成后一周内，向对外联络处·港澳台办提交接待工作总结（包括文字、照片、效益和成果、存在的问题和建议等），特别是执行各类重点聘请项目，必须包含有明确的效益、进展情况和成果内容。

第十五条 遇有国（境）外记者或身份不明确的外籍人士直接联系我校有关部门、院系或个人进行采访和访问的情况，都应婉言谢绝，并与对外联络处·港澳台办联系妥善解决。

第十六条 与国（境）外非政府组织、基金会和有关团体开展合作交流、获得资助捐赠和开展涉外社会调查等，必须事先对其政治背景、宗教信仰和捐赠目的等方面的情况有较深入的了解，并向对外联络处·港澳台办报告（附有关资料），经同意后方可实施。

第十七条 由我校在国内主办国际学术会议，应按有关规定提前向对外联络处·港澳台办提交下年度会议的书面申请和相关附件。经学校同意后，报教育部或其他有关政府部门审批。会议必须在批准的地点和内容范围里进行，不得异地办会或变更增加会议内容。外宾到会后的接待工作应参考以上有关事项，由会议承办单位予以落实。

第十八条 对外联络处·港澳台办是学校外事工作的归口管理部门，负责外宾在我校访问期间的管理和协调工作，各部门和院系须对本部门的涉外活动负责，并对我校布置的外事活动予以支持和配合。

第十九条 对于应聘长期在我校工作的外籍（含港澳台、华人华侨）专家、教师的接待和管理另行规定。

第二十条 其他未尽事宜，依据上级文件执行。

第二十一条 本规定自发文之日起执行，由对外联络处·港澳台办负责解释。